Unternehmer müssen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Thermobelege können so zu einem Vorsteuerrisiko führen.
Rechnungen über Betriebsausgaben müssen Handwerksunternehmer zehn Jahre lang leserlich aufbewahren. Die Betonung liegt dabei auf dem Wörtchen "leserlich". Fordert das Finanzamt im Rahmen einer Umsatzsteuersonderprüfung oder bei einer Betriebsprüfung Belege an, führen insbesondere Rechnungen auf Thermobelegen zu einem Vorsteuerrisiko.
Lässt sich nur noch erahnen, was auf einem verblassten Thermobeleg gestanden ist, ist der Vorsteuerabzug meist verloren. Denn das Finanzamt kann auf solchen verblassten Belegen die Mindestinhalte für Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG nicht überprüfen. Durch folgende Vorsichtsmaßnahmen kann der Vorsteuerabzug für Thermobelege gerettet werden:- Anfertigung von Kopien der Thermobelege.
- Einscannen der Belege als Nachweise der Rechnungsinhalte.
Dass kopierte Thermorechnungen als Kopie den Vorsteuerabzug retten, steht sogar schwarz auf weiß im Umsatzsteueranwendungserlass (Abschnitt 14b.1 Abs. 5 Satz 3 UStAE).
bwd Tipp: Ist eine Rechnung auf Thermopapier nicht mehr lesbar und existieren weder Kopien noch gescannte Sicherungsdateien, bitten Sie den Prüfer um Nachsicht und versprechen Sie, dass Sie künftig Thermopapierbelege kopieren oder scannen. Oftmals versagt der Prüfer des Finanzamts dann nur für eine Rechnung den Vorsteuerabzug und weist präventiv darauf hin, das Thermopapierbelege in Zukunft lesbar aufzubewahren sind.