Smartphone-Apps sind der Renner. Komplexe Programme und Hilfen immer in der Jacken- oder Hosentasche dabei. Auch Fahrtenbuch-Apps gibt es bereits. Doch wer eine solche Fahrtenbuch-App nutzt, sollte eine Stolperfalle vermeiden.
Ein Fahrtenbuch ist steuerlich wirksam, wenn es zeitnah und in geschlossener Form geführt wird. Geschlossene Form bedeutet, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder sichtbar sind. Auch elektronische Fahrtenbücher werden von den Finanzämtern anerkannt. Für die steuerliche Wirksamkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs ist jedoch entscheidend, dass nachträglich keine Änderungen (Manipulationen) an den Aufzeichnungen und Dateien vorgenommen werden können und wenn schon, dann muss ein Protokoll diese Änderungen anzeigen.
Smartphone-Fahrtenbuch-App: Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein
Wann elektronische Fahrtenbücher vom Finanzamt als steuerlich wirksam eingestuft werden und wann nicht, zeigen zwei Urteile:
- Bundesfinanzhof: Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sind oder wenn diese nachträglichen Änderungen in der Datei automatisch und nicht löschbar dokumentiert werden (BFH, Urteil v. 16.11.2005, Az. VI R 64/04).
- Finanzgericht: Ein elektronisches Fahrtenbuch wird steuerlich nicht anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen der Datensätze nach Hinzuziehung eines Sachverständigen nicht zweifelsfrei ausgeschlossen werden können (Finanzgericht Baden-Württemberg, Urteil v. 14.10.2014, Az. 11 K 736/11).
bwd-Steuertipp: Nutzen Sie also eine Smartphone-Fahrtenbuch-App, haken Sie unbedingt bei dem Hersteller nach, ob nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Falls keine Antwort kommt oder mitgeteilt wird, dass nachträgliche Änderungen nicht auszuschließen sind, sollten Sie die Aufzeichnungen mit einem sicheren elektronischen Fahrtenbuch führen.