Immer mehr Unternehmer nutzen Onlinebanking und erhalten von ihrer Bank nur noch elektronische Kontoauszüge. Der Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstoßen gegen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Die digitalen Kontoauszüge müssen steuerlich archiviert und aufbewahrt werden.
Das Bayerische Landesamt für Steuern erläuterte, wie elektronische Kontoauszüge aufbewahrt und archiviert werden müssen, um die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen (AO-Kartei, Az. S 0317.1.1-3/3 St42). Danach ist Folgendes zu beachten:
- In digitaler Form eingegangene, steuerlich relevante Unterlagen sind zwingend in dieser Form – also digital – aufzubewahren.
- Die archivierten digitalen Daten müssen jederzeit lesbar gemacht werden können.
- Der archivierte Beleg muss so archiviert werden, dass nachträgliche Manipulationen nicht mehr möglich sind oder dass Änderungen stets sichtbar sind.
Eine Alternative zur digitalen Aufbewahrung der elektronischen Kontoauszüge kann die Vorhaltung des Kontoauszugs beim Kreditinstitut mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO sein.
Tipp: Steuerlich aufbewahrungspflichtig sind übrigens nicht nur digitale Kontoauszüge sondern auch eingegangene und erhaltene E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten.