Die ordnungsgemäße Buchführung ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Betriebs. Dabei gilt es aber auch einiges zu beachten.
Die steuerlichen Vorschriften zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen nach §§ 145 und 146 AO entsprechen mit wenigen Ausnahmen den handelsrechtlichen Verpflichtungen in §§ 238, 239 HGB. Wichtigste Ausnahme: Bewegungen der Kasse sind handelsrechtlich nur einmal im Monat festzuhalten, steuerlich dagegen täglich. Die steuerlichen Ordnungsvorschriften lassen sich folgendermaßen präzisieren:
- Wahrheit: In der Buchführung müssen sämtliche Geschäftsvorfälle lückenlos und wahrheitsgetreu erfasst werden. Diese Voraussetzung kann natürlich nur zusammen mit Belegen und steuerlich relevanten Unterlagen überprüft werden (z.B. Kassenbericht, Ein- und Ausgangsrechnungen, etc.).
- Klarheit: Die Aufzeichnungen müssen übersichtlich und verständlich sein. Das setzt korrekte Buchungen mit Buchungstext und Hinweis auf die Belege voraus.
- Unveränderlichkeit: Gerade in der heutigen Zeit, in der die meisten Unternehmen ihre Buchführung für die EDV abwickeln, hat das "Radierverbot" oberste Priorität. Das bedeutet im Klartext: Änderungen in der Buchführung müssen nachträglich ausgeschlossen sein oder die Änderungen sind in der Buchführung offensichtlich und nachvollziehbar.
- Aufbewahrung: Steuerliche relevante Unterlagen und Belege müssen zwischen sechs und zehn Jahren leserlich aufbewahrt bzw. EDV-technisch gespeichert werden. Ist ein Zugriff auf diese unterlagen innerhalb der Fristen des § 147 AO nicht gegeben, liegt eine nicht ordnungsgemäße Buchführung vor.