Bei Fahrtenbüchern werden viele Fehler gemacht. Was Sie beachten sollten, damit die Aufzeichnungen nicht steuerlich unwirksam werden.
Obwohl es für Unternehmer schon so viele Urteilsschlappen zum Fahrtenbuch gab, ist die Fehlerquote immer noch extrem hoch. Stuft das Finanzamt die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch als steuerlich unwirksam ein, wird der zu versteuernde Betrag für die Privatnutzung nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt.
Um das zu verhindern, sollten Handwerksunternehmer, die ein Fahrtenbuch führen, eher zu viel als zu wenig aufzeichnen. Eindeutig zu wenig ist es, wenn statt dem Namen der besuchten Kunden nur "Außendienst" oder "Dienstreise" festgehalten wird. Selbst wenn die einzelnen Kunden anhand eines Terminkalenders nachträglich bestimmbar sind, verliert das Fahrtenbuch durch diese schwammigen Aufzeichnungen seine Wirksamkeit (BFH, Az. VI R 3/12).
Beispiel: Unternehmerin Huber verlässt um 9 Uhr das Büro und ist bis 17 Uhr bei verschiedenen Kundenbesuchen. Im Fahrtenbuch zeichnet sie dazu Folgendes auf:
Variante a
Außendienst von 9 Uhr bis 17
Folge: Das Fahrtenbuch ist steuerlich unwirksam.
Variante b
9.00 bis 9.15 Fahrt zu Kunde Maier, 10 Uhr bis 10.30 Uhr Fahrt zu Kunden Müller, ……
Folge: Diese Aufzeichnungen führen dazu, dass das Fahrtenbuch wirksam ist.
bwd Tipp: Wie ein "betriebsprüfungssicheres" Fahrtenbuch beschaffen sein muss, wie Sie bei Zweifeln des Finanzamts argumentieren können und welche weitere Steuersparmöglichkeiten Ihnen für Ihren Firmenwagen offen stehen, verrät unser Steuerexperte Bernhard Köstler in dem Ratgeber "Steuer-1x1 für Handwerksbetriebe: Steuersparmodell Firmenwagen".