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Die Udo-Herrmann-Kolumne Guten Gewissens Feierabend

Exklusiv in bwd stellt Udo Herrmann in seiner Kolumne ­Bausteine aus seinem "Erfolgskonzept für Handwerker" vor. Lesen Sie diesmal, wie Sie durch "Delegieren von Büroaufgaben" Zeit für das Wesentliche gewinnen.

Wieder einmal ist der Bürotag vorbei und auf dem Schreibtisch liegen zahlreiche Vorgänge, die ich eigentlich heute bearbeiten wollte. Vieles, was ich mir vorgenommen hatte, habe ich nicht erledigen können. Ständig wurde ich unterbrochen. Rückfragen von Mitarbeitern, unangemeldete Außendienstbesuche, Anrufe von Kunden und einige E-Mails haben dazu geführt, dass mein Tagesplan über den Haufen geworfen wurde. Jetzt bleiben nur zwei Möglichkeiten. Entweder noch einige Stunden dranhängen oder mit einem schlechten Gewissen in den Feierabend gehen.

Vor einigen Jahren war das die Beschreibung meines Büroalltages. Das verursachte bei mir Stress und Unzufriedenheit. Eine klare Aufgabenverteilung, die Einführung von störungsfreien Zeiten und Begleitkarten für die verschiedenen Bürovorgänge haben inzwischen zu einer wesentlichen Verbesserung und Effizienz bei der Büroarbeit geführt.

Über Bearbeitungsschritte informieren

Auf jedem unserer Schreibtische steht ein zweckentfremdeter Visitenkartenständer, in dem vier verschiedene Karten zur Verwendung bereitstehen. „Ablage“, „Bitte prüfen“, „Anfragen/Bestellen“, „Bearbeiten/Anrufen“ so lauten die Anweisungen, die jeweils in einer Sichthülle zu dem jeweiligen Vorgang gesteckt werden. Mit wenigen Kreuzchen werden so die Mitarbeiter über den weiteren Bearbeitungsschritt informiert.

Bei meinen Coachings stelle ich immer wieder fest, dass die Unternehmer sich mit zeitraubenden Aufgaben beschäftigen, wie z.B. Prüfung von Lieferscheinen oder Ablage von Prospekten. Wichtige Chefaufgaben bleiben dadurch liegen, was dann nicht selten zur Überforderung führt. „Bis ich das lange jemandem erkläre, mache ich das lieber selbst“ – diese Einstellung vieler Handwerksmeister führt zur Überlastung oder zur Vernachlässigung von Dingen, die wirklich nur vom Chef erledigt werden können. Die Begleitkarten ermöglichen deshalb das blitzschnelle und klare Delegieren von alltäglich wiederkehrenden Büroaufgaben, verhindern Missverständnisse und sparen Zeit.

Ohne Unterbrechungen arbeiten

Bei kleineren Handwerksbetrieben lohnt es sich nach meiner Erfahrung, darüber nachzudenken, jemanden einzustellen, der solche Tätigkeiten übernehmen kann, z.B. auf der Basis einer geringfügigen Beschäftigung. Früher habe ich mit jedem Vorgang meine Mitarbeiter in ihrer Arbeit unterbrochen und ihnen erklärt, was zu tun ist. Umgekehrt haben sie mich ständig in meiner Arbeit gestört, um mir aktuelle Informationen mitzuteilen. Durch die permanenten Arbeitsunterbrechungen haben sich Fehler eingeschlichen und das wiederholte Hineindenken in ein Projekt hat wertvolle Zeit gekostet und Energie geraubt.

Heute sammeln wir alle Vorgänge am eigenen Arbeitsplatz, kreuzen dazu die Begleitkarte an und übergeben dann den ganzen Stapel in einem Posteingangsfach an den jeweiligen Arbeitsplatz. Zu fest vereinbarten Zeiten arbeitet jeder – ohne Unterbrechungen – seine Aufgaben ab. Zu diesen Zeiten ist der Anrufbeantworter eingeschaltet, die Klingeltöne vom E-Mail-Postfach oder von WhatsApp-Nachrichten sind auf „lautlos“ eingestellt. Diese Maßnahmen haben dazu geführt, dass nun das Tagesprogramm viel effizienter durchläuft und ein Feierabend ohne schlechtes Gewissen möglich ist.

Für heute grüßt Sie herzlich

Udo Herrmann

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